Todos os pedidos de orçamento num só quadro, a visita marcada pelo próprio cliente, a data guardada sem sobreposições e o negócio ganho a lançar sozinho as contas a receber no financeiro.
Os pedidos chegavam por e-mail, Instagram e telefone, e cada um vivia na caixa de quem o atendeu. Saber quantos pedidos tinham entrado no mês, e de onde, era perguntar a várias pessoas.
O grupo já tinha um CRM grande, com um funil que ninguém tinha paciência para seguir. O que pediu foi o contrário: cartões simples, o processo real mapeado e nada que obrigasse a equipa a trabalhar para o programa.
E as datas são o produto. Com vários espaços, uma visita às 10h num bloqueava o outro, e só se dava por isso quando dois clientes apareciam à mesma hora em sítios diferentes.
Cinco passos, do início ao resultado.
Cada pedido é um cartão, venha de onde vier.
Recebe um link e escolhe a hora sozinho.
Acaba a troca de mensagens para acertar uma hora.
Quem tem o negócio confirma, e o convite sai.
Se o e-mail falhar, a visita não cai: fica confirmada e o convite por reenviar.
Depois da visita, a data fica em espera.
Duas visitas à mesma hora em espaços diferentes deixaram de se bloquear.
O contrato fecha e o resto acontece a seguir.
O cartão move-se sempre. O que falta aparece como aviso, não como uma trava que obriga a preencher campos antes de avançar. As travas entram quando o processo estiver assente, não antes.
A data em espera nunca é libertada pelo sistema: é decisão de alguém. E um negócio perdido leva um motivo, escolhido de uma lista, para se perceber porque é que se perdem negócios, e não só quantos.
O que passou a ser verdade no dia a dia da equipa:
Mas o ganho maior é saber de onde vêm os clientes. Com a origem de cada pedido registada, a pergunta «onde vale a pena investir em publicidade» passa a ter resposta.
Este sistema foi desenhado à volta do processo deste cliente. O seu seria desenhado à volta do seu: nenhuma empresa vende, fatura ou paga igual à outra.
A primeira conversa é mapear o seu processo, não vender o meu. São 20 minutos, e devolvo-lhe por escrito, numa página, onde se perde tempo.
Falar sobre o meu processoO extrato do banco cruzado com cada parcela. O saldo que o dono vê é o do banco.
A IA lê a fatura que chega por e-mail ou fotografia e deixa-a pronta a aprovar.
Banco de horas, comissões que nascem quando o cliente paga e o custo de equipa de cada evento.